ENEA Stadion pokazuje, jak zrobić to skutecznie dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365
W efekcie organizacja zyskuje nie tylko narzędzie operacyjne, ale również solidne wsparcie w dalszym rozwoju i skalowaniu działalności.
Dynamicznie rozwijająca się organizacja, działająca w obszarze zarządzania wydarzeniami i projektami, funkcjonuje w środowisku charakteryzującym się dużą zmiennością, wielością procesów oraz znaczną liczbą pracowników zaangażowanych w różne inicjatywy. W takich warunkach szczególnie istotna staje się efektywność operacyjna oraz dostęp do aktualnych i spójnych danych.
W analizowanej organizacji zidentyfikowano szereg wyzwań:
- dane kadrowe i finansowe były rozproszone w różnych systemach oraz arkuszach, co utrudniało ich analizę i zwiększało ryzyko niespójności,
- proces rekrutacji funkcjonował niezależnie od procesu zatrudnienia, co powodowało konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych,
- rozliczanie czasu pracy oraz kosztów było realizowane ręcznie, co było czasochłonne i podatne na błędy,
- brakowało bieżącego wglądu w rentowność projektów oraz rzeczywiste koszty operacyjne.
Konsekwencją powyższych problemów była utrata czasu, ograniczona efektywność pracy zespołów administracyjnych, zwiększone ryzyko błędów oraz trudności w skalowaniu działalności firmy.
Cel wdrożenia enova365
Głównym celem wdrożenia było stworzenie jednolitego, zintegrowanego środowiska informatycznego, które usprawni zarządzanie kluczowymi obszarami działalności firmy oraz pozwoli na automatyzację powtarzalnych procesów.
Założenia obejmowały:
- automatyzację procesów kadrowo-płacowych w celu ograniczenia pracy manualnej,
- integrację systemu rekrutacyjnego z systemem ERP, tak aby dane przepływały bez konieczności ich ponownego wprowadzania,
- wdrożenie mechanizmów umożliwiających precyzyjne rozliczanie kosztów wynagrodzeń w podziale na projekty,
- uruchomienie cyfrowego obiegu dokumentów eliminującego papierowy workflow,
- zapewnienie dostępu do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, wspierających podejmowanie decyzji biznesowych.
Zakres wdrożenia – enova365 w praktyce
Kadry i płace (HR + payroll)
Wdrożenie objęło pełną obsługę procesów kadrowych i płacowych w jednym systemie:
- kompleksowe zarządzanie cyklem życia pracownika – od zatrudnienia po zakończenie współpracy,
- automatyczne naliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem obowiązujących przepisów,
- ewidencję czasu pracy wraz z obsługą różnych form zatrudnienia.
Księgowość zintegrowana z HR
Integracja obszarów HR i finansów pozwoliła na:
- automatyczne księgowanie list płac bez konieczności ręcznego wprowadzania danych,
- zapewnienie pełnej spójności danych kadrowych i finansowych,
- bieżące monitorowanie kosztów wynagrodzeń i ich wpływu na wyniki finansowe firmy.
Automatyzacja rekrutacji i onboardingu
Jednym z kluczowych elementów wdrożenia była integracja systemu ERP z narzędziem rekrutacyjnym.
Najważniejsze usprawnienie stanowiło automatyczne tworzenie kartoteki pracownika po zakończeniu procesu rekrutacji.
Dzięki temu:
- dane kandydata są automatycznie przenoszone do systemu kadrowego,
- wyeliminowano konieczność ręcznego przepisywania informacji,
- znacząco skrócono czas onboardingu nowych pracowników,
- zmniejszono ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Automatyczne rozliczanie czasu pracy i kosztów
Wdrożenie umożliwiło pełną automatyzację procesów związanych z rozliczaniem pracy:
- import godzin pracy bezpośrednio do systemu ERP,
- przypisywanie kosztów wynagrodzeń do konkretnych projektów,
- bieżącą kontrolę kosztów operacyjnych oraz ich struktury.
Dzięki temu organizacja uzyskała transparentność kosztową oraz możliwość szybkiej reakcji na odchylenia od budżetu.
Moduł projektów – kontrola rentowności
Zastosowanie modułu projektowego pozwoliło na:
- przypisywanie pracowników oraz ich czasu pracy do konkretnych projektów,
- analizę kosztów realizacji projektów w czasie rzeczywistym,
- ocenę efektywności działań oraz identyfikację obszarów wymagających optymalizacji.
Workflow – cyfrowy obieg dokumentów
Cyfryzacja procesów administracyjnych objęła również obieg dokumentów:
- wdrożenie elektronicznych wniosków i ścieżek akceptacji,
- automatyzację procesów HR (np. wnioski urlopowe, zmiany danych),
- eliminację dokumentacji papierowej i usprawnienie archiwizacji.
Automatyzacja procesów HR
- eliminacja ręcznego wprowadzania danych,
- znaczące skrócenie czasu obsługi procesów kadrowych,
- ograniczenie liczby błędów operacyjnych.
Integracja systemów
- połączenie procesów rekrutacji, HR i księgowości w jednym środowisku,
- jedno, spójne źródło danych dla całej organizacji.
Pełna kontrola kosztów
- dokładne przypisanie kosztów do projektów,
- lepsze planowanie i kontrola budżetów.
Oszczędność czasu
- automatyzacja importów danych i rozliczeń,
- odciążenie zespołów administracyjnych.
Dane w czasie rzeczywistym
- szybki dostęp do raportów i analiz,
- wsparcie w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych.
Dlaczego warto wdrożyć enova365?
Przykład wdrożenia pokazuje, że nowoczesny system ERP może pełnić znacznie szerszą rolę niż tylko narzędzie księgowe.
Najważniejsze korzyści to:
- realna automatyzacja procesów HR i redukcja kosztów operacyjnych,
- eliminacja chaosu informacyjnego dzięki integracji systemów,
- zwiększenie przejrzystości danych i ich dostępności,
- przyspieszenie procesów biznesowych,
- pełna kontrola nad kosztami i rentownością projektów.
